Командировочные расходы творцов

или Как маленькую командировку превратить в большое путешествие

Специфика расходов, принципы конструирования, стыковка с существующим законодательством в области расходов на командировку: налоги, взносы, документы. На примере недельной поездки издательства «Фордевинд» на книжную выставку в Болонью (Италия) в 16-м году.

Автор исследования: Аня Амасова
Фотографии: из архива автора

Felicità
è tenersi per mano andare lontano
la felicità.
Аль Бано и Ромина Пауэр

Структура расходов на творческую группу (в т. ч. четверо сотрудников)

Из издательских средств:

Авиабилеты Таллин — Милан (Туда-и-Обратно): 10 000 х 4 = 40 000 рублей

Из Таллина, а не из Питера, и до Милана, а не до Болоньи, так как из Петербурга прямых рейсов нет и билет на одного (!) около 36 000 туда-обратно, с одной пересадкой. Таким образом, мы купили билеты на все издательство по цене, за которую могли бы купить здесь только один. А в Милане решили взять машину: 215 км до Болоньи. Впрочем, даже если бы решили отправиться автобусом или поездом, то стоимость билета на одного человека — меньше 10 евро.

Билеты на выставку: 4 400 х 4 = 17 800 рублей

Оплачиваются при покупке на сайте выставки не организацией, а каждым участником — они именные, заранее и оплата с карты. Удобнее было бы заплатить одной картой, но в нашем законодательстве не предусмотрена оплата одним человеком «за всех». Но компания маленькая, как-то выкрутились, сделали 4 АО *, все вписали.

* АО — «авансовые отчеты»: список расходов с приложением подтверждающих документов (чеков, счетов, билетов), по которым организация может возместить человеку расходы, связанные с деятельностью. Не облагаются НДФЛ и взносами.

Возмещено расходов по АО (парковки, платные дороги, бензин): 27 532,21

Суточные ** : 4 500 х 4 = 18 000

По «разрешенному необлагаемому налогом максимуму» пять дней (дни выставки + время в пути) обошлись бы издательству в 50 000 рублей. Но мы решили, что вполне протянем на очень дешевых в Италии пицце и пасте, вине и кофе. Ну и еще разоримся — купим по шарику аджилато! Сэкономили скромные издательские средства.

***  Суточные — денежные средства, выделяемые организацией на  командированных сотрудников.
В части максимальной дневной суммы, установленной государством для коммерческих компаний (700 рублей по России и  2  500  — за границу), не облагается НДФЛ и взносами. 
Итоговый размер определяется приказом по организации.
Т. е. если организация может позволить себе платить с суточных НДФЛ и — с 2017 года («спасибо» пенсионной реформе и НК!!!) — пенсионные взносы, (то есть общим счетом + 40%  к  реальным расходам сотрудника: 13% — НДФЛ, 22% — пенсионные взносы, 5,1% — медицинские), устанавливает больше.
Если нет — можно меньше.

«Из кармана» — прочие расходы

Авиабилет фотографу-водителю-переводчику — 10 000 рублей

Фотограф не является сотрудником издательства, а просто любящий муж, путешественник, программист, фотограф, художник, водитель и переводчик (Евгений Бурлаков свободно общается на английском и итальянском, также знает французский и финский) — поэтому оплатить ему поездку издателю не позволяет законодательство. ****

**** Та же история, кстати, с авторами и художниками.
Являясь для ПФР моими якобы «постоянными сотрудниками», для налоговой они «вне штата», и по НК на них командировочные расходы не распространяются.
Следовательно, я не могу, как издатель, «прихватить» автора или художника, чтобы презентовать его на выставке.
Пока единственный выход: «заставить» автора/художника поехать, заключив с ним «контракт» (на что???), но  ко  всем его расходам надо будет прибавить около 40% на  налоги — (13% вычитаемый НДФЛ и 27,1% — плюсуемые пенсионные-медицинские взносы).

Аренда 2-к. квартиры в Арджелато: 200 евро на три дня

Арджелато — симпатичный городок в 20 км от Болоньи. Выбрали из экономии.

Невозможно провести «бронь» по АО, так как для налоговой «нет закрывающего документа», доказывающего, что мы там были (аренда квартир в Европе производится без «формальностей»). Кроме того, по «документам» с Airbnb нас было не четверо, а пятеро, что вызвало бы в случае проверки вопросы.

Ночевка на историческом судне — по 5 евро с носа

Ехали из Питера. Чтобы успеть на утренний самолет в Таллине, одну ночь провели в его пригороде — Пирите, на трофейном германском судне. СССР получил его по репарации и использовал как учебное. СССР распался, судно пришло в негодность, и Андрус Кох его выкупил. Чинит, зарабатывая катанием туристов по островам Балтики и предлагая трюм в качестве «ночлега».

Благодарность человеку за приют и расходы «на ремонт трофейного судна» невозможно провести по АО.

Аренда автомобиля в прокатной службе

Также невозможно провести по АО, так как невозможно подтвердить для налоговой, что это именно «командировочные расходы» (т. е. совершаемые в связи с целью поездки, выставка-то всего четыре дня, а мы катались неделю! «А вдруг через пять лет это войдет в какую-нибудь книгу?!» — не аргумент для инспектора и аудитора.

Кроме этого любые расчеты «в евро» очень трудно фиксировать в АО, так как в России все считается «в рублях» по курсу ЦБ (какое он имеет отношение вообще к фактическим расходам?) и галиматья со скачущими каждый день курсами. А если оплата идет с карты, то день списания средств может не совпадать с днем документа!

Особенность: вы должны оставить с кредитки залог в размере больше чем 1000 евро. Единственный человек, у которого оказались такие средства, — это наш фотограф. Как бы могло «оставить залог» издательство или его командированные сотрудники — ума не приложу! Выписать аванс и потом вернуть? Но с этой же кредитки в будущем могут списываться штрафы (а они случаются, так как все немножко другое) — ну и как учесть штраф в командировочных расходах издательства через месяц после командировки?

Описания к фотографиям

Рис. 1. Вид на вход Выставочного Комплекса в Болонье, где проходит ежегодная всемирная выставка детских книг.

Рис. 2. «Банда „Фордевинда“ во Флоренции», 2016
Слева направо: Евгений Бурлаков (водитель-переводчик-фотограф), Аня Амасова (издатель), Елена Подушка (главный дизайнер), Ирина Бурлакова (соучредитель, сестра и заместитель издателя). Автор снимка: Маргарита Ковалева (ведущий редактор), 2016 год.
p.s. С нами не было лишь Анжелики Фастовец (администратор интернетмагазина), которая всегда предпочитала красотам мира стены Петропавловской крепости.

Рис. 3. На стенде Пешком в историю, Болонья, 2016 год.
Слева: издатель и руководитель Пешком в историю Катя Каширская (участник выставки), справа — Аня Амасова, издатель (гость)

Рис. 4. Домик в Арджелато, где мы снимали квартиру по цене 200 евро в сутки на всю компанию из 5 человек.

Рис. 5. Итальянский вид, который стал стартовой страницей для книги автора «Поймать легенду!» (6 книга приключений Пиратов Кошачьего моря).

Рис. 6. Боб (Дилан?).
Один из двух псов-прототипов Боба и Дилана — собачек в «Поймать легенду!», с которыми я познакомилась в этой поездке, которых так и звали: Боб и Дилан.