ПИСЬМА ПРАВИТЕЛЯМ ДРУГИХ ПЛАНЕТ: официальные письма

Вторая задача руководителя — вести переписку с правителями других планет. Официальные письма — не «пережиток», а насущная необходимость. В нашей пятой лекции курса «Руководитель издательства» мы рассмотрим 10 основных видов официальных «писем», принципы их создания, способы использования и реальные примеры корреспонденции из практики издательства «Фордевинд».

Текст: Аня Амасова
Фото: из личного архива автора

ВХОДЯЩИЕ/ИСХОДЯЩИЕ

Конечно, в обычной производственной жизни, вы будете общаться в воцапе, вконтакте, «по мылу»... Это называется «рабочая переписка». В то же время между планетами существует «официальная переписка» — те документы, которые непременно регистрируются (им присваиваются номера) и складируются в двух папках с надписью «ПИСЬМА», которые называются «ВХОДЯЩИЕ»  /  «ИСХОДЯЩИЕ».

РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЕМ необходима для того, чтобы обе стороны могли быстро их найти. Также эта нумерация используется в качестве ССЫЛКИ ЦИТИРОВАНИЯ в других документах. Нумерация и шифровка может быть любой, в зависимости от размера, потока, внутреннего деления переписки на структуру, — как минимум, это порядковый номер с начала года. Так как быстрый поиск должен осуществляться в двух компаниях, регистрационных номеров два:
- вы пишете официальное письмо и проставляете ИСХОДЯЩИЙ номер,
- принимающая сторона проставляет на письме ВХОДЯЩИЙ номер.
И наоборот:
- кто-то направляет вам письмо с ИСХОДЯЩИМ номером,
- вы регистрируете у себя это письмо под ВХОДЯЩИМ номером.

Почему номера - это важно?

Грубо говоря, это названия документов. Иногда официальная переписка по одному и тому же вопросу может длиться месяцами. Вам могут что-то ответить, вы что-то снова ответите, ссылаясь на вопросы в первом письме, на ответы во втором и т.д., здесь номера — ваши будущие ссылки для цитирования. «В ответ на ваше письмо, Исх. № такой-то от такого-то числа, где вы уведомляете, что...» или «В своем письме, Вх. № такой-то, наш партнер уведомил нас, что...» — примерно так.

А письма Министерств, написанные в ответ на ваш запрос, как вам поступить в том или ином случае, например, имеют форму индульгенции для вас, даже если ответ противоречит Законам Вселенной! То есть, когда вас кто-нибудь спросит, почему вы поступили не так, как написано в кодексе, вы опять же имеете право сослаться на Письмо (указав его номер и дату) с разъяснениями Министерства о применении норм закона в вашем (или общем) случае.

Кроме того, ведение реестра официальных писем затрудняет возможность их изъятия: пропуск сразу будет очевиден. Хотя какие-то маловажные официальные письма можно оставлять и без номера, тогда в обязательном поле пишется «Исх. б/н». 

Когда пишутся официальные письма?

Во-первых, правители планет общаются между собой. Никто не пишет письма младшим по званию, не пытается руководить чужими сотрудниками — это чужие жители, значит, им и разбираться. Бывает, что письма составляют ваши сотрудники, «младше по званию», которые отвечают за этот вопрос, но письма все равно визируются руководителем. (Собственно, именно поэтому вы должны знать руководителя своего контрагента.)

ПОДПИСЬ. Скорее всего, в вашем мире будут уже цифровые подписи. Цифровые подписи для организаций оформляются только на руководителя ООО или ИП (это можно сделать в вашей налоговой). То есть любой документ, исходящий во внешний мир из вашей организации, кто бы его ни создал: бухгалтер, юрист или редактор, — может быть (должен быть) заверен именно вами. Если же вы по-прежнему пользуетесь бумагой, в документе должна стоять ваша подпись. И хотя печать, по современному законодательству, не является обязательным реквизитом, идеально, если вы заверите свою подпись печатью. (А если вы собрались играть с Азиатскими странами, печать вам точно понадобится: у них до сих пор очень строго регламентированы все правила, касающиеся возможности подделки документов.)
Кстати, для внутренних рабочих документов можно сделать неквалифицированные подписи хоть всем сотрудникам и каждому контрагенту. Но обычно это слишком заморочно (да и где бы ими пользоваться), поэтому чаще используют «факсимиле» — изображение со своей подписью.

Если вы пишете письмо в частной жизни и не пользуетесь печатью, то главное в нем — ваша собственноручная подпись (Фамилия, имя, отчество, написанные от руки, и подпись).

Во-вторых, письма в вашей деятельности могут встречаться общие (для всех контрагентов), личные (для конкретной планеты) и с копиями (для конкретной планеты и контролирующего ее вышестоящего ведомства или двух — чаще всего это касается переписок с официальными органами, если те бездействуют).

КОПИЯ ПИСЬМА. В шапке такого письма с копиями (условное поле «Кому» выглядит следующим образом):
Такому-то в такую-то организацию
КОПИЯ: в такое-то контролирующее ведомство
КОПИЯ: в еще одно какое-нибудь ведомство.
И это одно письмо рассылается троим получателям. Так вы вежливо уведомляете своего основного получателя письма, что у вас тут… гм… уже «общий чат».

Во-третьих, это способ формально, без лишних эмоций, но обстоятельно изложить фактическую часть дела. Максимально изысканно-вежливо даже тогда, когда вы стреляете в стену, где висит фотография вашего адресата. Потому что это не ваше письмо — это письмо от имени вашей планеты.

Бытует мнение, что официальная переписка — это подготовка к войне. Сиречь - к суду. В целом, в этом есть доля истины. Но не вся. И определенно: письмо - это тоже некое ОСНОВАНИЕ для дальнейших действий, которые невозможно совершить, если нет такого документа.

10 типичных случаев применения официальных писем

(на примере документов моего бывшего издательства "Фордевинд").

1. ПИСЬМА — ПРОСТО ПИСЬМА

Обычно используются, когда вам надо направить в какую-то организацию ПРОСЬБУ, или ПРЕДЛОЖЕНИЕ о сотрудничестве, или ПРИГЛАШЕНИЕ к какому-либо действию. То есть иногда письмо — это действительно ни к чему не обязывающая корреспонденция, которую вы по ряду политических причин, как вежливые и воспитанные люди, не можете отправить на е-мейл или воцап. В жизни все еще такое бывает.

_____________

Исх. 48
22 июля 2015
Настоятелю Казанского кафедрального собора
Протоиерею Павлу Красноцветову
от ООО Издательство "Фордевинд"

ПИСЬМО

Ваше Высокопреподобие!

Издательство "Фордевинд" в настоящее время работает над созданием познавательной детской книги, посвященной библейским сюжетам в барельефах города: "Прогулки с биноклем: библейские сюжеты в барельефах Петербурга".
В связи с этим просим оказать нам помощь в подготовке издания, а именно: предоставить разрешение на публикацию в книге фотоизображения Флорентийских врат Казанского собора.
Если вас заинтересует наша работа, мы с удовольствием предоставим вам экземпляры книги.

С уважением,
ген.директор ООО Издательство "Фордевинд" Хорева А.В.

Исполнитель письма:
Ковалева Маргарита, ведущий редактор
<телефон>, <е-мейл>

_____________

Комм.: тут очень хороша видна структура и форма письма.
ВВЕРХУ у вас всегда «ШАПКА» — то, что содержит ваш логотип и реквизиты. Это не обязательный элемент, но он позволяет однозначно идентифицировать письмо и дает представление о том, кто вы и откуда. Кроме того — это ваш стиль и бренд.
Важен ваш исходящий номер и дата письма. А вот они — обязательны.
Далее: кому и от кого (примерно как откуда - куда, какой планете - с какой планеты)
Ниже - заголовок. Что это? ПИСЬМО, УВЕДОМЛЕНИЕ, ТРЕБОВАНИЕ и т.д.
Обращение - подходящее случаю.
Основной текст: коротко и по делу, суть.
Подпись РУКОВОДИТЕЛЯ.
Даже в случае, если данной проблематикой занимается кто-то другой, даже если это письмо написал не руководитель, а его подчиненный, и по данному вопросу есть специальный человек, все равно только руководитель имеет право подписи (визирования) официальных писем. И только внизу - более мелким шрифтом, - истинный "исполнитель письма" и его контакты, с кем необходимо связаться. Конечно, не с руководителем, который не может заниматься всем-всем. Кстати, вполне возможно, такими вопросами на ТОЙ стороне тоже занимается не сам руководитель, но обратите внимание, что письмо обращено все-таки именно к нему.

2. ПИСЬМА — УВЕДОМЛЕНИЯ

Что-то произошло в жизни планеты такое юридически или бухгалтерски важное, о чем вы обязаны уведомить своих контрагентов. Например, вы сменили банк или расчетный счет (а реквизиты во всех старых договорах, разумеется, тоже старые). Вы не можете приказать бухгалтеру другой планеты присылать вам деньги по новым реквизитам, но вы можете уведомить руководителя об этом значимом для жизни обеих планет событии, — теоретически (если вы играете с хорошими игроками) на основании этого письма будут внесены необходимые изменения или приняты соответствующие решения.

О чем точно стоит уведомить: смена реквизитов, смена директора, грядущее закрытие, банкротство, реорганизация, повышение стоимости... Обычно такие "Уведомления" носят справочный и обезличенный характер, так как рассылаются всем-всем контрагентам.

____________

Исх. №78 от 05.07.2012
Вход.№ 6 от 05.07.2012

Уважаемые Партнеры!

ООО "Санкт-Петербургский Дом Книги" информирует Вас о смене Генерального директора.
С 1-го июля 2012 года на должность Генерального директора назначена Гугнавая Татьяна Алексеевна.

С уважением,
Ассистент Генерального директора Туркова С. М.

__________

Комм.: и это, пожалуй, единственный случай в официальной переписке, когда политически правильно оставить письмо без подписи руководителя. Но не совсем грамотно с юридической точки зрения.

__________

28.06.2012
Исх № кс 1144/12

В Издательство
Генеральному директору

Уведомляем Вас, что с 01 августа 2012 г. ООО ИПК "Парето-Принт" увеличивает стоимость полиграфических услуг на 5% по листовой печати, красочностью 4+4.
Увеличение стоимости полиграфических услуг обусловлено произошедшим ростом курса валют, в которых номинированы используемые в работе материалы, и существенным повышением тарифов на все коммунальные услуги.
Калькуляция августовских заказов, выполненная в июле, будет производиться с учетом повышения стоимости полиграфических услуг.

С уважением,
Генеральный директор П. Л. Арсеньев

______________

Комм.: тот случай оформления, когда письмо обращено не лично директору конкретного издательства, а всем генеральным директорам всех издательств — контрагентов типографии.

3. ПИСЬМА — ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК

Все мы человеки, все совершаем ошибки. Чаще всего мы отправляем кому-то деньги и пишем в поле «Основание платежа» черте-что. Можем забыть указать, что оплата прошла с НДС. Или, наоборот, автоматом выделить НДС упрощенцу. Или вообще указать чье-то чужое основание. Такой платеж пройдет проверку банком, который не в курсе деталей, но не может быть корректно принят в организации. Что делать? Аннулировать? Возвращать?!. Нет! Просим партнера прислать письмо об ошибке. (Если допустили такую ошибку сами, пишем письмо ему.) Такое письмо служит юридически значимым основанием считать верным именно то, что написано в письме.

__________

Ген. директору ООО Издательство "Фордевинд"
От ООО "Мирома книга"

Письмо
15 февраля 2013 года было осуществлено перечисление денежных средств на счёт ООО Издательство "Фордевинд" на сумму 2460 рублей 00 копеек, основание платежа было следующим - "Оплата за товар (книги) по счету 192 от 30.10.12". Просим считать правильным основание платежа - "Оплата за товар (книги) по договору №43-П от 14.01.13".

Ген. директор ОО "Мирома книга" Азгур Р. А.

___________

Комм.: На основании такого письма я как бухгалтер могу корректно отразить проводки в своей бухгалтерской программе, реестрах и документах, закрыв часть дебиторки «Мирома книга», потому что у меня-то платежи этой организации привязаны к накладным по договору 43-П от 14.01.13.

В практике продвинутые руководители пользуются этим способом, когда беспокоятся, что основание (назначение платежа) не пройдет проверку банком (у них свои правила, спущенные им МинФином и многие дрейфят и перестраховываются) и платеж не будет пропущен. Тогда указывается другое основание, а поверх — пишется руководителю письмо об ошибке, с верным назначением платежа.

4. ПИСЬМА — РАЗЪЯСНЕНИЯ ЧУЖИХ ОШИБОК

Иногда партнеры ошибочно что-то вам выставляют, или — реже — присылают лишнее. В первом случае вы вполне можете оплатить только ту часть, которую считаете верной, но написав письмо-разъяснение, где ошибка — это будет письмо-основание, чтобы они самостоятельно у себя что-то исправили. Чтобы вернуть излишне уплаченное — просите от контрагента письмо с заявлением на возврат ошибочно уплаченной суммы.

______

Исх. 68
05.10.2015
Кредитному контролеру УК "СДЭК-ИМ"
Стеапновой Наталье Сергеевне
Копия: Иванову Игорю (СПб)

Письмо - уведомление

Уважаемая Наталья Сергеевна!
В акте 8605498 о 04.10.15 к основной услуге по накладной 1016685576 на сумму 7931 рубль и доп. услуге (страхование) на сумму 2150 рублей, всего на сумму 10081 (Десять тысяч восемьдесят один) рубль, вами ошибочно добавлена доп. услуга "тяжелый груз" на сумму 22125 (Двадцать две тысячи сто двадцать пять) рублей.
В связи с этим оплата по счету ИМ-ИМ 8605498 от 04.10.15 произведена с исключением из счета 22125 рублей 00 копеек и составила 13431 рубль 55 копеек. П/п 290 от 05.10.15 прилагаю.
Прошу исключить дополнительную услугу "тяжелый груз" из акта и считать счет от 04.10.15 оплаченным в полном объеме.

Генеральный директор Хорева А. В.

________

5. ПИСЬМА — ГАРАНТИИ

Так как официальная переписка, действительно, используется в судах (хотя современные суды уже принимают к рассмотрению и переписку в вацапе, но письма все же удобнее), то официальное гарантийное письмо — признак вашей добропорядочности: ведь другая сторона в случае отсутствия ваших действий может использовать его в суде. Иногда не удается исполнить свои обязательства. Они откладываются. Так как планеты взаимодействуют между собой, конечно, добропорядочные партнеры официально уведомляют других правителей, что помнят о своих обязательствах, в чем вообще причина неисполнения, когда и как вы собираетесь это исправить. Во-первых, потому, что это связано с нарушением пункта договора (что может иногда послужить и разрывом отношений в одностороннем порядке). Во-вторых, потому что от этого может зависеть и деятельность вашего контрагента, который рассчитывает на вас.

___________

23 июля 2015 г.
б/н (Вх. 26 от 23.07.15)
Генеральному директору ООО Издательство "Фордевинд" Хоревой А. В.

Уважаемая Анна Викторовна!
Настоящим сообщаем Вам о том, что в связи с реорганизацией ЗАО Фирм "Бертельсманн Медиа Москау АО" график исполнения нами своих договорных обязательств был вынужденно изменен, в связи с чем перед Вашей компанией у нас образовалась задолженность в размере 270 302,00 рублей.
Заверяем Вас, что начиная с первой декады августа этого года ЗАО Фирма "Бертельсманн Медиа Москау АО" возобновит осуществление текущих платежей, а образовавшаяся задолженность будет погашена нами в установленном договором порядке в самое ближайшее время.

Генеральный директор ЗАО Фирма "Бертельсманн Медиа Москау АО" Веселов Д. Е.

___________

29 июля 2015 года
Исх. 52
Генеральному директору ООО ИПК "Парето-Принт" Арсеньеву П. Л.

Гарантийное письмо - уведомление

Уважаемый Павел Леонидович!
В связи с периодом отпусков большинства наших контрагентов и реорганизацией нашего основного партнера по продажам ЗАО Фирма "Бертельсманн Медиа Москау АО", у ООО Издательство "Фордевинд" образовалась перед вами задолженность по тиражам 0008 и 0009 на общую сумму 192 031 рубль 80 копеек.
Приношу свои извинения и заверяю, что ООО Издательство "Фордевинд" погасит задолженность в срок до 14 августа 2015 года.

С уважением,
генеральный директор ООО Издательство "Фордевинд" Хорева А. В.

_________

6. ПИСЬМА — ПРЕТЕНЗИИ

Иногда ваш партнер что-то делает не так, как написано в договоре или вы по договору можете рассчитывать на компенсацию. Описание ситуации и ваши требования выдвигаются в виде Претензии.

_______

Исх. 16
"23" марта 2016 г.
В УК СДЭК
Руководителю подразделения СПб Тайц Н.Д.
От ООО Издательство "Фордевинд", ИМ 1027

Претензия
в связи с порчей товара в период транспортировки

Уважаемая Надежда Дмитриевна!

14 марта 2016 года в компанию "СДЭК-ИМ" был передан груз - книжная продукция ООО Издательство "Фордевинд" (СПб) для ООО "Торговый дом БММ" (Москва) по накладной №1023274371 от 10.03.16. Груз общим весом 340 килограммов перемещался со склада СДЭК в Петербурге на склад СДЭК в Москве.
Накладная была оформлена в личном кабинете с выбором пункта выдачи из выпадающего списка. Таким пунктом стал пункт "на Баумановской" Плетешковский пер., д. 7-9, стр. 1.
Тариф перевозки по накладной: склад-склад - 3090 рублей.
Доп. тариф "тяжелый груз" - 1500 рублей.
Страхование груза на сумму 134.000 рублей - 750 рублей.
16 марта представитель грузополучателя по доверенности не смог вывезти книжную продукцию из пункта выдачи "на Баумановской" по следующим причинам:
- отсутствие открытого подъезда к пункту выдачи, путь перегорожен шлагбаумом;
- отсутствие у сотрудников пункта выдачи ключей от шлагбаума;
- склад по объему и местоположению не приспособлен к приему и выдаче тяжелых грузов.
Однако груз был разгружен на этот склад сотрудниками СДЭК вручную от шлагбаума до пункта выдачи.
В течение трех суток ООО Издательство "Фордевинд" вело переговоры с компанией СДЭК по перемещению груза в пункт, способный выдавать тяжелые грузы, однако получало отказ и выставление неадекватных финансовых условий в размере дополнительных 15.000 рублей.
Т.о. было принято решение забрать груз со склада "На Баумановской", договорившись с водителем о доп. плате. Однако при получении 22.03.16 водителем было обнаружено тринадцать пачек брака транспортировки. Пачки с книгами содержат следы падений, транспортировки волоком по сырому асфальту.
В соответствии с товарной наакладной, сопровождавшей груз, и актом о браке при транспортировке груза компанией СДЭК безвозвратно испорчено и не подлежат продаже 46 (сорок шесть) книг на общую сумму 7 732 (Семь тысяч семьсот тридцать два) рубля.
В связи с вышеизложенным прошу в течение 7 дней решить вопрос о возмещении стоимости испорченного груза и письменно сообщить о своем решении.
К письму прилагаю следующие документы:
- фотографии испорченного товара со следами брака транспортировки;
- акт о браке от склада грузополучателя №1/05-БР от 22 марта 2016 года;
- товарная накладная ООО Издательство "Фордевинд" №108 от 09.03.16;
- товарная накладная ООО ТД БММ №8 от 24.03.16 (возврат брака).

Ген.дир. Хорева А.В.

__________

Комм.: Это письмо и прилагаемые документы — основание для моего партнера (в данном случае - транспортной компании) о принятии решения о возмещении стоимости испорченного, но застрахованного груза. То есть их следующий ход - написать мне письмо о рассмотренной претензии и принятии положительного решения с просьбой прислать реквизиты, по которым в течение стольки-то дней будут перечислены средства. Мой следующий ход - поблагодарить за оперативное рассмотрение претензии и прислать реквизиты (впрочем, их можно было указать и сразу в первом письме, если без «политесов», вроде «у вас есть выбор»). Все эти письма будут основанием для бухгалтерии курьерской службы, чтобы перечислить средства.

Другой случай Претензии — когда вы работаете с контрагентом в настолько плотной связке, что вам поступают жалобы на «ваших сотрудников», которые вовсе и не ваши. Как руководитель вы не можете никак не отреагировать на такую жалобу, мол «корова не моя», вы обязаны:
а) дать официальный ответ своему клиенту, где заверить его, что, хоть сотрудник и не ваш, а вашего партнера, вы доведете до его сведения жалобу и приложите все усилия, чтобы разрулить ситуацию;
б) поставить в известность о жалобе на их сотрудника руководителя другой организации;
в) в идеале — проконтролировать исполнение (действительно «разрулить»).

____________

Исх. 71
29 октября 2015 г.

Руководителю подразделения СДЭК в СПб
Тайц Надежде Дмитриевне
От ООО Издательство "Фордевинд", ИМ 1027

ПРЕТЕНЗИЯ

Уважаемые партнеры!

Нам поступила жалоба от клиента о некачественном обслуживании курьером вашей компании.
В соответствии с законодательством и существующими соглашениями между нашими организациями курьер при получении от физ.лица денежных средств за передаваемый товар обязан выдать покупателю кассовый чек.
В соответствии с жалобой клиента, в нарушение законодательства курьер службы СДЭК при передаче товара по накладной 1017203946 покупателю на общую сумму 17405 (Семнадцать тысяч четыреста пять) рублей, получив от покупателя денежные средства, не предоставил ему документа, подтверждающего оплату и прием наличных средств.
В связи с этим:
Прошу обеспечить исполнение законодательства и существующих между нами соглашений, принести извинения покупателю и в короткие сроки исправить оплошность замученного курьера, передав покупателю чек, подтверждающий оплату товара.
Ответ прошу направить по вышеуказанной электронной почте.
Генеральный директор, Хорева А. В.
_____________

7. ПИСЬМА — РАЗРЫВ ОТНОШЕНИЙ

У вас есть действующий договор, по которому вам больше не интересно играть. Вам необязательно выдумывать причины, почему вы не хотите продолжать поставки. Кроме того, бывает, там уже скопилась какая-то задолженность, и письмо о разрыве отношений — хороший способ ее закрыть или хотя бы точно узнать, что уже не закроете. Дело в том, что до момента «закрытия» (когда ваш контрагент пришлет наконец-то вам денег), эта сумма у вас висит в бухучете как дебиторка, отражая ваши Активы. Что вовсе не так: если ситуация продолжается годами — помним про инфляцию! — это стремительно уменьшающийся в стоимости актив, а если с вами и не собираются расплачиваться — то этой суммы у вас нет вообще (а значит, баланс вашей организации содержит искажения). Поэтому такие ситуации надо контролировть, прояснять и действовать, и разрыв отношений иногда — единственный способ попытаться вынудить партнера действовать.

_________

Директору ООО "Межрегиональный библиотечный коллектор"
Саразетдинову Рифату Гаясовичу
Исх. 36 от 12.08.16

ПИСЬМО
Уважаемый Рифат Гаясович!

Между моим издательством и вашей организацией 23.08.2011 был заключен договор поставки товара на реализацию №25-П. Долгое время мы с вами успешно сотрудничали, но в 2015 году из-за регулярных срывов сроков оплат мы прекратили осуществлять поставки.
На сегодняшний день задолженность ООО "Межрегиональный библиотечный коллектор" перед ООО Издательство "Фордевинд" составляет 9334,90 (Девять тысяч триста тридцать четыре рубля 90 копеек).
Пунктом 3.3. заключенного между нами договора обговаривается, что товар оплачивается в течение 90 (Девяносто) дней с даты поставки.
На сегодняшний день вся сумма задолженности ООО "Межрегиональный библиотечный коллектор" приходится на 9 (Девять) накладных с периодом отгрузки с 18 мая 2015 года по 16 сентября 2015 года, таким образом просрочка оплаты составляет от восьми месяцев до года.
В связи с вышеизложенным предлагаю подписать Акт сверки (прилагается к письму), закрыть договор поставки 25-П от 23.08.2011 года, погасив существующую по нему задолженность в срок до 23.08.2016, и расторгнуть, оставив добрую память о пяти годах прекрасного дружеского взаимодействия.

Генеральный директор ООО Издательство "Фордевинд" Хорева А.В.

____________

8. ПИСЬМА — СПРАВКИ

Чаще всего такие справки запрашиваются какие-нибудь официальными органами, особенно. Ничего мудрить тут не надо.

___________

01.08.2016
Исх. б/н
В Федеральное агентство по печати и массовым коммуникациям

Справка
об отсутствии финансовой задолженности

По состоянию на 01 августа 2016 года у ООО Издательство "Фордевинд" отсутствует финансовая задолженность перед бюджетом.

Ген. дир, и.о. глав. бух. Хорева А.В.

_______

9. ПИСЬМА — ОТВЕТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ОРГАНАМ

Больше всего переписок будет с государственными органами. Они любят прислать каких-нибудь «ТРЕБОВАНИЙ» (их вы тоже складируете в папку «Входящие»). И на эти Требования ОБЯЗАТЕЛЬНО надо что-то вежливо отвечать, даже если они ужасно глупые.

__________

Исх. №49
27 июля 2017 года
В ПФР Адмиралтейского р-на
Инспектору уч. №10 Лоскутову Виталию Васильевичу
От ООО Издательство "Фордевинд"
Рег. №088-011-078896

Уважаемый Виталий Васильевич!

В ответ на ваше письмо от 30 июня 2015 года, сообщаем о невозможности по вашему запросу предоставить форму СЗВ-К на застрахованное лицо РЖАННИКОВ ДМИТРИЙ АНАТОЛЬЕВИЧ г.р., СНИЛС .
Причина:
В соответствии с законодательством форма СЗВ-К заполняется на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих стаж, предоставленных работниками организации при заключении трудового договора.
Ржанников Д.А. не является работником издательства и сотрудничает с нами по лицензионным договорам, которые не относятся к трудовым договорам, а следовательно, у организации не возникает юридической обязанности запрашивать документы, содержащие требуемые вами сведения.
Ни с юридической, ни с общечеловеческой токи зрения ООО Издательство "Фордевинд" не интересен трудовой стаж лица, у которого приобретается лицензия на право использования продукта его интеллектуального труда.
Прошу обращать внимание, что при подаче индивидуальных сведений о застрахованных лицах, мы сообщаем ПФР о форме договоров между ними и ООО Издательство "Фордевинд", указывая суммы выплат в соответствующей графе "в т.ч. по договорам гражданско-правого характера".
С уважением,
Хорева А.В., ген.дир., и.о. глав.бух.

_________

9. ПИСЬМА-ТРЕБОВАНИЯ

Вот мы и подобрались к чему-то, что похоже на подготовку к судебному производству. Или даже уже в процессе или после.

_____

Исх. 26 от 25 сентября 2013 года
Генеральному директору ЗАО "Лавочка детских книг"
Голубкову А. Ю.

Требование об оплате задолженности

В связи с годовщиной отсутствия платежей от вашей организации, напоминаю, что задолженность вашей организации в пользу ООО Издательство "Фордевинд" по подписанному обеими сторонами акту сверки составляет 109 тысяч 307 рублей. По состоянию на 23 мая 2013 года (ваш отчет об остатках) не менее 85% книг, поставленных вам на эту сумму, реализовано.
В сложный для вас период, когда вы попросили о паре-тройке месяцев отсрочки платежей по случаю открытия новых магазинов, мы с радостью пошли вам навстречу. И несмотря на изменение ассортиментной политики, в которой не нашлось места для нашего издательства, за вас рады.
В таких обстоятельствах молчание менеджеров в ответ на электронные письма и отсутствие инициативы связаться огорчает, вызывая недоумение и разочарование.
Конец эмоциональной части.
В связи с вышеизложенными обстоятельствами прошу:
- подготовить удобный для вас график платежей с полным погашением задолженности в срок до 29 декабря 2013 года;
- согласовать график платежей с ООО Издательство "Фордевинд" по электронной почте ...
- погасить имеющуюся задолженность в срок до 29 декабря 2013 года в соответствии с утвержденным графиком;
- подготовить акт о нереализованных остатках книг, соответствующих условиям договора в части возврата нереализованной продукции (отгрузка в пределах 12 месяцев и товарный вид) и вернуть такие экземпляры за ваш счет на основании возвратной накладной по фактическому местонахождению издательства.
В случае отсутствия графика платежей в течение 10 (десяти) дней с даты вручения письма, ООО Издательство "Фордевинд" будет вынуждено подать исковое заявление о взыскании задолженности по оплате поставленной продукции в Арбитражный суд, что обойдется вам, включая покрытие расходов на госпошлину и юридическую помощь, на 25% больше исковой суммы, чего мы вам совершенно не желаем.
Ген. директор,
и.о. глав. бухгалтера, Хорева А.В.

________

Генеральному директору
ЗАО "Премьер-парк"
Исх. 17 от 22 декабря 2010 года

11 октября 2010 года Арбитражным судом Санкт-Петербурга и Ленинградской области было вынесено решение по делу № А56-39605/2010, вступившее в законную силу.
В соответствии с указанным решением в пользую ООО Издательство "Фордевинд" с Вашей организации взысканы следующие суммы:
- 7000-00 (Семь тысяч) рублей расходов на представителя;
- 3571-20 (Три тысячи пятьсот семьдесят один) рубль 20 коп. расходов на оплату государственной пошлины.
Просим Вас перечислить указанные денежные средства на р/с ООО Издательство "Фордевинд"
<реквизиты>
В случае, если денежные средства не будут Вами уплачены в добровольном порядке, ООО Издательство "Фордевинд" будет вынуждено обратиться в Службу судебных приставов с исполнительным листом для принудительного взыскания.
С уважением,
генеральный директор Хорева А.В.

С документами ознакомлен: директор ЗАО Премьер Парк (подпись, расшифровка, дата, печать)
_________

Комм.: что тут важно. Если вы действительно в какой-то момент готовите документы для обращения в судебные или контролирующие инстанции, (или предполагаете, что письмо может быть использовано в суде), то важно, чтобы у вас была отметка о получении ваших писем адресатом. Потому что кто-то ведь может сказать, что не получал ваших писем! А уж как любят что-нибудь потерять в бюджетных организациях!

ОТМЕТКА О ВРУЧЕНИИ. Как правило, для этого письма исполняются в двух копиях (для них и для себя), и на том экземпляре, который «для себя» вам нужно получить отметку-роспись адресата. Это не обязательно генеральный директор и его печать — это может быть отдел приема корреспонденции и их печать. Кроме того, экземпляр адресата вы можете отправить курьером с отметкой о получении (если такой документ предполагается в ваших отношениях с курьером) или почтой России с уведомлением о вручении — оба этих документа будут приняты судом, как доказательства, что письмо было вручено (или хотя бы надлежащим образом отправлено).

10. ЗАЯВКИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ ПОЛИГРАФИЧЕСКИХ РАБОТ

Ну и чаще всего, я надеюсь, вы все же будете писать именно такой документ. Он тоже является ОФИЦИАЛЬНЫМ ПИСЬМОМ. Ибо в них и прописываются существенные условия к вашему договору с типографией, и ваши гарантийные обязательства об оплате.

__________

Исх. 9 от 09.11.2011, СПб
В ЗАО «Издательско-полиграфический комплекс Парето-Принт»

ЗАЯВКА
на выполнение полиграфических работ

Прошу поставить в план и произвести печать книги "Все бабушки умеют летать", автор: Ирина Зартайская.

Тираж 3 000 экземпляров
Объем: 64 полосы
Формат: 84х90/16
Бумага: глянцевая, 130 гр/м2
Цвет: 4+4
Дополнения: 2 форзаца 4+4
Обложка: 7БЦ, выборочный УФ-лак
Корешок: прямой

Электронный оригинал-макет будет представлен 15 ноября 2011 года.

Оплату гарантирую.

Ген.дир. Хорева А.В.

________

[июнь, 2022, дер. Фёдорово поле]