СОЗДАНИЕ ПРАВИЛ ИГРЫ: Положения, Политика, Регламенты, Графики и проч.

Шестая лекция нашего летнего интенсива «Руководитель (издательства)». Сегодня речь пойдет о третьей задаче руководителя — создавать правила игры и вводить их в действие. Зачем разрабатываются индивидуальные правила, какими документами это делается, что из этого обязательно, а что — необходимо, и как ваши правила начинают иметь юридическую силу на вашей планете.

Текст: Аня Амасова
Фото: "На вершине", Арам Оганян

Итак, первая задача руководителя выполнена: зарегистрировав организацию, вы обозначили на карте Вселенной собственный мир. Планета создана! У вас на руках «учредительные документы» и рычаги управления — вы за все ответственны и умеете отдавать приказы. Еще вы наделены полномочиями писать письма от имени своего мира и умеете это делать. Что дальше? Чем еще занимается руководитель? Как правило, деятельность его не слишком видна — как любая творческая интеллектуальная работа, она протекает незаметно.

ТРЕТЬЯ ЗАДАЧА РУКОВОДИТЕЛЯ — СОЗДАВАТЬ ПРАВИЛА ИГРЫ для своей планеты. Правда, при этом следить, чтобы эти правила не шли вразрез с «общими правилами Вселенной» — законодательными актами, созданные государственными органами для всех планет вашего типа. Организация правил игры для внутренней жизни происходит путем создания ЛОКАЛЬНЫХ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ.

Напомню главное правило Вселенной (т.е. нашего законодательства): для всего, для чего установлены правила Вселенной, они будут действовать, независимо от того, прописаны ли такие правила на какой-то отдельной планете или нет. (А если на планете устанавливается правила, противоречащие правилам Вселенной, — то правила планеты недействительны, сиречь — ничтожны.) Отсюда простенький вывод: положения Авторского права, Трудового кодекса, Гражданского кодекса, Налогового кодекса, Уголовного кодекса будут применяться всегда, независимо от того, есть у вас документ, нет у вас документа, написаны они в вашем внутреннем документе или, наоборот, там написано нечто обратное.

Однако внутренние регламентирующие документы вам все же понадобятся: так как деятельность издательства значительно шире, чем предполагает Вселенная «вообщем». Есть детали, есть частности, не прописанные в ее законах, так как каждая планета вольна играть по собственным правилам. Их-то и создает Руководитель.

Ваша планета со временем начнет притягивать все больший круг лиц, которым будет немаловажно узнать, какие на вашей конкретной планете правила. А кроме того, вам как руководителю тоже для совершения ряда действий необходимы исходные документы-основания (даже если вы на этой планете совсем один). Во всех этих случаях используются ВНУТРЕННИЕ (ЛОКАЛЬНЫЕ) НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — те документы, которые устанавливают ваши правила: как именно мы будем играть. Обычно они называются ПОЛОЖЕНИЕ, РЕГЛАМЕНТ, ПОЛИТИКА, ГРАФИК.

НЕОБХОДИМЫЕ ПО ЗАКОНУ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Законодательно обязателен один внутренний регламентирующий документ, и без него существование вашей планеты ООО невозможно, — это УСТАВ. Его, как вы помните, вы прямо подали в налоговую и зафиксировали при регистрации. В нем вы установили главное: как вы называетесь, чем занимаетесь, где находитесь (координаты), кто управляет вашей планетой. Этот документ также может быть истребован вашими «умниками»-контрагентами и тем более контрагентами-«бюрократами». В принципе, этим можно на первых порах и ограничиться.

Довольно часто законодательство (после ряда показательных случаев, растиражированных в СМИ, как много в мире идиотов и что из-за этого плохого случается) обязывает организации иметь какие-то определенные внутренние документы, но пригодятся они только в случае проверки организации (или в суде).

К примеру, на сегодняшний день это:
«Положение о персональных данных сотрудников», описывающее принципы и цели сбора, обработки и использования, условия их хранения и гарантии конфиденциальности), если у вас есть сотрудники.

«Положение о персональных данных» (вообще, для всех «операторов персональных данных» — а это любая организация, у которой есть продажи частным листам), если вы контактируете с другими людьми во внешнем мире и собираете их персональные данные, например, к заказам.

Суть этих двух документов в том, чтобы вы напомнили своим сотрудникам, что именно является персональными данными, как вы их собираете и как регистрируете, кто имеет к ним доступ, и особенно подчеркнуть, что такие сведения требуют очень осторожного и осмотрительного отношения; также там описывается порядок хранения и действий в случае утечки.

«Положение о расчетных листках», описывающее форму и порядок выдачи расчетных (зарплатных) листков сотрудникам — опять же, необходимо, если у вас уже есть сотрудники. Правда, насколько я знаю, никто в малом бизнесе такой ерундой не занимается — в смысле, никто не выдает эти «расчетные листки» (по большому счету, это в современном мире и ни за чем, хотя я, например, считаю, что сотруднику должно быть интересно, сколько организация заплатила из его зарплаты налогов и сколько приплатила за него сверху в пенсионный фонд). Однако в случае, если к вам «нагрянут» представители каких-нибудь контролирующих органов, если встретится на пути профессиональный жалобщик «в Прокуратуру, в Роспотребнадзор, в Трудовую инспекцию, в Суд» — наличие таких документов может очень вас выручить. К счастью, «сразу» это не произойдет. Для того, чтобы пришла проверка, должно образоваться два условия: кто-то должен на вас нажаловаться и за душой организации должно быть хоть что-то, что с вас можно взять.

«Учетная политика» — также один из обязательных документов организации. Так как большинство руководителей слабо разбираются в бухгалтерии, этот документ во многом формализован и просто переписывается глав.бухом, чтобы был («А у вас есть "Учетная политика организации" — "Да, есть, вот она"»), хотя в нем есть для организации смысл. В нем можно прописать, почему и как вы применяете бухгалтерские правила иначе, почему не учитываете одно или учитываете на другом счете (не так, как по правилам) второе... Например, этот документ нужен бухгалтеру на аутсорсе или бухгалтерской фирме, с которой вы сотрудничаете, чтобы она понимала принципы вашего бух.учета. Не спешите его создавать: во-первых, вам самим надо сначала разобраться, что, как, почему и где вы учитываете, а во-вторых, он понадобится вам не ранее, чем через два-три года. С налоговыми органами тоже самое - чтобы их заинтересовать, надо сначала что-то заработать, или даже заработать и нарушить. (И Учетную политику организации мы рассмотрим в будущих лекциях, которые коснутся бухгалтерии.)

ПОЛЕЗНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Именно для издательств я считаю полезными в первое время такие внутренние локальные нормативные акты:

1. Положение о редакционных экземплярах — регламентирующее размеры и порядок списания редакционных экземпляров для ваших сотрудников. (См. пример в конце лекции.)
2. Положение о выплате авторского вознаграждения продукцией издательства — очень полезная штука и часто встречающаяся ситуация, когда автор хотел бы часть гонорара получить экземплярами. Вы, не нарушая законодательство и чтобы у вас все в 1С и учете срослось, это сделаете — как? (Читать пример в pdf.)
3. Положение о маркетинговой политике - это вообще фантастически важный документ, просто фундамент вашего издательства, описывающий
- и «Товарную политику» (сиречь - что именно мы издаем, каковы критерии нашего отбора, каковы принципы создания и качества),
- и «Ценовую политику» (здесь вы сможете описать, книги какой категории вы собираетесь издавать, как действует ваша система скидок, в каком случае допускается снижение цены,
- и «Сбытовую политику» (здесь вы описываете, каким образом вы планируете реализовывать книги, через какие каналы),
- и «Рекламную и маркетинговую стратегию» — какие каналы маркетинга и рекламы вы собираетесь развивать и каким образом,
- и «Управление репутационными рисками» — определение порядка связи от лица компании с внешним миром.
(Читать пример в pdf.)
4. Регламент работы организации — если вас больше, чем один-два и выплачивается заработная плата, хотелось бы понимать, как, где и когда именно сотрудник находится «на работе». А также где как и когда вы отгружаете книги и выдаете заказы, если вы занимаетесь реализацией. Этот документ может понадобится вашему Арендодателю, если он у вас есть и он из числа «умников». Также этот документ снова может пригодиться для проверки / суда, но до этого вам еще далеко. (См. пример в конце лекции.)
5. График документооборота — по большому счету, этот ГРАФИК создаст для вас удобную систематизацию документов. Вы всегда будете знать, где и что хранится, существует в бумажном или в электронном виде, в каких реестрах фиксируется и кто ответственный а) за выписку тех или иных документов, б) за их отражение в реестрах. Но тоже не сразу.
6. Положение о нумерации документов — а вот это вам необходимо придумать в первый год: как вы будете учитывать и хранить документы? Как они будут именоваться? Нумерация - сквозная или ежегодная? Важны ли вам дополнительные опознавательные (разделительные) знаки в них - вроде литер, отличающих одни виды документов от других, или цифр, делящих их, к примеру, по годам или месяцам?

Мне бы хотелось обратить ваше внимание, что документы создаются и вводятся, когда того требует ситуация. Например, Положение о Должностных инструкциях (читать пример в pdf.), а вместе с ним и парочка должных инструкций, появилось у нас лишь через 6 лет после начала работы организации, когда появилась первая необходимость создания — до этого момента все прекрасно и сами знали, кто чем занимается и за какой фронт работ отвечает, и прекрасно справлялись.  Положение о Служебных командировках  (читать пример в pdf) — когда возникла необходимость определить и зафиксировать размеры установления «суточных» и пояснения для сотрудников, каким образом их личные финансовые расходы, связанные с командировками, восполняются из бюджета издательства и какие именно мне как бухгалтеру (чтобы я смогла эти расходы возместить) необходимы от них подтверждающие документы.

Также со временем, постепенно, у вас непременно появятся:
Положение о премировании сотрудников  (см. пример в конце лекции), когда вы захотите и будете иметь возможность впервые кого-то премировать), Регламент для оформления выплат физическим лицам, когда у вас появится, к примеру, бухгалтер, а заодно — необходимость настроить взаимодействие между выпускающими редакторами и бухгалтером) и много чего еще. Не спешите, все будет. Вы удивитесь, сколько всего окажется в папке документов «ПОЛОЖЕНИЯ», когда откроете ее через 10 лет!

Один мой добрый знакомый был принят на работу в издательство — в помощь номинальному директору как руководитель. Его задача была — поставить работу издательства. За неделю он выдал на-гора такое количество регламентов и положений, что уже через полторы недели его уволили и отправили в муниципальные депутаты. Имитировать бурную законодательную деятельность — это все-таки туда, а в издательствах люди делом занимаются, и не надо их отвлекать.

Что делает локальный нормативный акт юридическим документом?

Юридически грамотный внутренний регламентирующий документ всегда существует у вас в напечатанном виде (ниже станет понятно, почему) и содержит следующие элементы:

Вашу красивую шапку с логотипом и реквизитами (вы же заказали вашему дизайнеру «шапку оформления документов», да?)
Имеет дату создания и место создания.
Имеет внятное название.
Содержит вступительную часть «Общих положений», разъясняющих, что именно это за документ, что он определяет и регулирует, с какой вообще целью разработан.
Содержит основную часть — так сказать, практическую.
Заключительная часть определяет, как минимум, порядок вступления в силу.
Подпись руководителя (и печать организации).

Но это не все!

Так как подобные внутренние документы создаются, в основном, все же не для себя, а для других, с этим документом должны быть ознакомлены «под роспись» все, кого он касается. Для этого в конце документа (удобнее — на обороте или отдельным Приложением к положению) делается запись: «С положением ознакомлен:». Если это положение обращено ко всем штатным сотрудникам, значит, его должны все прочесть и расписаться под этой конечной фразой, в формате — ФИО, Подпись, Дата. И каждый вновь приходящий — тоже.

Если сотрудник отказывается подписывать документ (такое тоже случается), делается запись: дата, «документ был предоставлен для ознакомления ТАКОМУ-ТО — от подписания отказался» и заверяется подписью уполномоченного руководителя.

Если Положение адресовано вашим внештатным сотрудникам, например, авторам и художникам, значит, на него должна быть ссылка в договоре, где автор и художник распишется, что он с ним ознакомлен. (А само Положение, разумеется, отправлено ему в электронном виде на ознакомление.)

Как правило, эти документы не имеют срока действия и действительны до отмены или введения нового положения (новой редакции, с более поздней датой). Поэтому на положениях, закончивших свое действие, ставится отметка: "Аннулировано" и дата (от руки) — это чтобы понимать, в какой период действовал этот документ.

Что дают внутренние локальные нормативные документы:

- понимание, как что работает в организации,
- устанавливают порядок действий в тех или иных ситуациях или форму тех или иных документов,
- обеспечивает взаимодействие между разными специалистами, упорядочивает их работу,
- фиксируют изменения законодательства и таким образом доносят эти изменения (изменение порядка действий) до остальных сотрудников;
- позволяют вам как руководителю совершать какие-то действия на их основании: например, выписывать премии, выдавать редакционные экземпляры (я напомню: руководитель ООО, даже собственник, не является владельцем денег на счету или книг на складе — все это собственность его организации, а значит для любого действия с этой собственностью должно быть основание — документ), отправлять в командировку, выписывать должностные инструкции и т. д.
- и, сорри, что мне приходится это повторять, но так и есть — все эти бумаги служат аргументами для контролирующих органов и в судах.

Ввод локальных нормативных документов в действие

Положения не вступают в силу сами по себе, потому что вы их создали. Также, как с любым другим юридически важным действием своей организации, вы должны совершить «магическое действие управление» — отдать приказ. Утверждение Положений и введение Положений в действие, внесение изменений в Положения, а также — аннулирование, происходит, разумеется, путем составления соответствующего Приказа (их вы уже умеете делать, см. лекцию: "Управление планетой").

Приказ 20
Утвердить Положение нумерации документов организации в качестве локального нормативного акта издательства.

__________

Приказ 19
Приказываю:
1. Утвердить положение о должностных инструкциях от 07.05.15.
2. Ввести Положение о должностных инструкциях в действие с 08.05.15.
3. И.о. нач отдела кадров Бурлаковой И. В. ознакомить сотрудников с Положением о должностных инструкциях под роспись.

____________

07.08.2015
Приказ 25
О разработке и введение в действие Положения о командировках
В связи с вступлением в силу 08.08.15 Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 №771, постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 №1595, наконец-то существенно облегчающим документооборот при служебных командировках и законодательно утвердившим большинство наших локальных норм,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Разработать и утвердить новое Положение о командировках, устанавливающий в т.ч. перечень документов, необходимых для оформления служебных командировок.
2. Ввести в действие Положение о командировках, установлении перечня документов, необходимых для оформления служебных командировок с 10.08.2015 г.
3. Аннулировать ранее действовавшее Положение о командировках, установлнии перечня документов, необходимых для оформления служебных командировок от 27.07.2012 г.
4. Контроль за исполнением оставляю за собой.

------------

Примеры из жизни издательства "Фордевинд"

02 июля 2013 года, Санкт-Петербург

Положение
Об условиях работы и времени посещения офисного помещения

1. Общие положения
Положение о месте работы и графике работы сотрудников является локальным нормативным актом ООО Издательство "Фордевинд", регламентирующим, как следует из названия:
- условия работы для сотрудников,
- время посещения сотрудниками офисного помещения.
2. Условия работы
2.1. Сотрудники принимаются в штат на постоянную, но удаленную работу.
2.2. Основным местом работы считается место проживания сотрудника, где он может выполнять работу на собственном оборудовании и в удобное для него время.
3. Встречи в офисном помещении
3.1. Офисное помещение, арендуемое издательством с 1 июля 2013 года, размером в 26 кв. метров, расположенное по адресу Санкт-Петербург, Лиговский проспект, дом. 50, корпус 13, офис 41, предназначен для:
- встреч, совместных обсуждений, интеллектуальных разработок, кофе-брейков, приема посетителей и партнеров, совместного планирования и решения аналогичных задач.
3.2. Встречи, обсуждения и проч. проводятся в присутственные дни — по понедельникам, средам и пятницам в промежутке времени с 14.00 до 21.00.
3.3. В случае возникновения острой производственной необходимости, работодатель может потребовать обязательного присутствия сотрудника в офисе в присутственные дни. Невыполнение требования без уважительной причины будет рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины.
3.4. Так как сотрудники издательства — взрослые люди, способные самостоятельно нести ответственность за свой распорядок дня, а также люди свободные, выбирающие любой комфортный для них график работы, сотрудники имеют право использовать офисное помещение и оборудование по своему желанию в другие дни и часы, включая выходные и праздничные дни.
4. Иные вопросы
Настоящее положение встуает в силу с 02 июля 2013 года.
Генеральный директор, ФИО, Подпись
«С Положением ознакомлен:»

_________

16 августа 2010 года, Санкт-Петербург

Положение
О премировании сотрудников

1. Общие положения
1.1. Положение о премировании сотрудников ООО Издательство "Фордевинд" является локальным нормативным актом, регламентирующим:
- принципы формирования системы премирования работников;
- условия премирования,
- порядок назначения премий.
1.2. Положение вводится в целях создания условий для улучшения эффективности работы и проявления творческой инициативы сотрудников.
1.3. В число премируемых входят все сотрудники издательства, включая совместителей.
1.4. Премиальные выплаты сотрудникам производятся из фонда заработной платы.
2. Условия премирования:
За оперативное и качественное выполнение особо важных проектов, разработку новых идей, повышенную результативность и инициативность, эффективность, а также к юбилеям, праздникам, иным памятным датам.
3. Размер и порядок назначения премий.
3.1. Размер премии определяется руководителем организации.
3.2. Генеральный директор:
3.2.1. Принимает решение о выплате сотруднику(кам) премий.
3.2.2. Утверждает приказ о выплате премий.
4. Иные вопросы.
Настоящее Положение вступает в силу с 16 августа 2010 года.
Ген.директор ФИО, Подпись

___________________

17 января 2013 года
Санкт-Петербург

Положение
О редакционных экземплярах

1. Общие положения
1.1. Положение о редакционных экземплярах является локальным нормативным актом ООО Издательство "Фордевинд", регламентирующим:
- размеры и порядок списания редакционных экземпляров;
- иные вопросы.
1.2. Настоящее Положение вводится в целях:
- удобства ведения деятельности, использования экземпляров книг в рабочем процессе для служебных целей;
- создания регламента списания.

2. Редакционные экземпляр выделяются на редакционные нужны в количестве:
2.1. 8 (Восьми) экземпляров (как правило, они даже выделены в накладных от типографии отдельной строкой и отдельно же упакованы) с первого тиража издания:
- 2 экземпляра, заверенные печатью типографии, в свою очередь заверяются печатью издательства; один направляется на хранение в типографии, один — хранится в издательстве, являя собой одновременно доказательно факта печати тиража, и факт нашего утверждения в печать, и образец для последующей печати, и основание для выплаты роялти авторам.
- 1 один экземпляр в качестве дубликата на случай утери или порчи заверяется печатью и хранится под ответственностью зам. генерального директора отдельно от архива издательства.
- 4 экземпляра распределяются между сотрудниками издательства, принимавшими участие в издании.
- 1 экземпляр используется в качестве макета для внесения исправлений, уточнений, дополнений и прочих изменений для подготовки дополнительного тиража.
2.2. 3 (Трех) экземпляров — с каждого последующего тиража:
- 2 экземпляра, заверенные печатью типографии, в свою очередь заверяются печатью издательства; один направляется на хранение в типографии, один - хранится в издательстве, являя собой одновременно доказательно факта печати тиража, и факт нашего утверждения в печать, и образец для последующей печати, и основание для выплаты роялти авторам.
- 1 один экземпляр в качестве дубликата на случай утери или порчи заверяется печатью и хранится под ответственностью зам. генерального директора отдельно от архива издательства.

3. Редакционные экземпляры списываются со склада
При получении готового тиража товарной накладной на основании настоящего Положения.

4. Иные вопросы
Настоящее Положение вступает в силу с 18 января 2013 года.
_________

[июнь, 2022, дер. Федорово Поле]