Идеальный книжный Фестиваль: версия со стороны издательств

«Идеальный книжный Фестиваль...» — продолжение открытого Музеем обсуждения о «грамотном устройстве» книжных фестивалей, ярмарок и выставок.

Тема была заявлена как актуальная и требующая всестороннего рассмотрения в прошлом году статьями «Записки нестендистов» и «Фестиваль в Пассаже: взгляд зашедшего с другой стороны».

Конгресс продолжает личное мнение (основанное на колоссальном опыте) Анны Чебарь из издательства «Аквилегия-М». Покажем лучшее, разберем ошибки, во что стоит вкладывать средства, а на чем уж точно можно сэкономить. Отличные предложения. И, конечно же, фотографии!

*Личное мнение*

Спикер: Анна Чебарь,  «Аквилегия-М»
Фотографии справа: Наталия Отческая
С книжного фестиваля в городе Брест
Фотографии в тексте: из коллекции Анны Чебарь

Во что СТОИТ вкладывать деньги

Первое и самое важное — реклама!
На улицах и в транспорте, в торговых комплексах и в парках, в СМИ и в соцсетях, рассылкой по школам и библиотекам!
Будут на выставке люди — остальные промахи участники быстро забудут и с радостью приедут ещё раз.

На что тратить деньги НЕ НАДО (и почему)

*флажки — кругом мусор и только;

*значки — стоят дорого, а КПД минимально (единственный раз в Казани значок заменял бейдж для бесплатного входа на выставку - вот это было функционально);

*футболки для участников — размер никогда не угадаешь, никто их не надевает, задуманного единства не получается…

На что стоит тратить деньги из сувенирной продукции и оформления
(но не обязательно):

* прикольные книжные фотозоны и активности. Посмотрите, сколько классного было в прошлом году в Бресте на фестивале «Книжный шкап»! 

* пакеты с логотипом выставки на каждую точку (не все издательства со своими пакетами приезжают);

* закладки с портретами/обложками/цитатами авторов, чьи выступления планируются (не всем детям купят книгу, а автограф захотят все, так лучше на фирменной выставочной закладке…);

* на Книжном фестивале в Астрахани мы были безмерно благодарны за бейсболки с логотипом выставки: не подумали, что едем на юг, и не взяли головные уборы. А тут такая забота! Так что что-то с учётом региона для «гостей с юга/севера» может очень выручить и порадовать.

КЕПКА. Книжный фестиваль в Астрахани.
На фото: Анна Чебарь.

Информационные письма участникам

Когда едешь в город впервые, то невероятно ценишь информацию от организаторов по самым, казалось бы, очевидным вопросам:
- где лучше остановиться,
- как добраться до места от вокзала/аэропорта, если нет организованного трансфера,
- и главное: подробное описание стенда и оборудования + схему стенда или фотографии прошлых лет, чтобы решить, какие баннеры везти, брать ли с собой стойки для книг, скатерти для столов, клеенку на случай дождя и т. д.
Вроде, мелочи. Но важные.

Конечно, представители издательства не маленькие, сами все поищут и найдут, готовясь к командировке. Но организаторам сделать рассылку с информацией, которой они владеют в полном объеме — дело получаса от силы. А вот участникам искать что-то про незнакомый город и пытаться угадать метраж стенда по фотографиям — дело долгое. Хотя и увлекательное.

Если вы проводите фестиваль уже много лет и делать такую рассылку по постоянным участникам не обязательно, все равно внесите этот пункт в свой чек-лист, чтобы не забыть про новичков!

И даже про погоду напишите! Про особенности площадки. Про что-то значимое, про что знаете только вы и не знают те, кто едет к вам впервые. Пусть ваша информационная рассылка сразу убедит участников, что их очень ждут и о них заботятся.

Дата и место фестиваля

* по дате у каждого организатора всегда свои важные соображения, но как же это странно, когда в одни выходные проходят фестивали в Екатеринбурге, Новосибирске, Воронеже и Москве... Не у каждого издательства хватит пороху поучаствовать везде. А вот два фестиваля в одном городе в одно время, как в прошлом году в Новосибирске, это оказалось неплохо!!!!

* место должно быть «проходным». Понятно, что организаторам-библиотекарям удобнее всего поставить торговлю в сквере у библиотеки… Но если народ туда не ходит гулять в обычные дни и нет рекламы, то провал торговле гарантирован....

* если торговля на улице, раздайте заранее всем плёнку для защиты книг от дождя, даже если светит солнце! И так, чтобы её хватило на всех, а не только тем, кто первый добежал. А если можно взять напрокат в соседнем магазине паллеты для коробок на случай дождя, то вообще здорово! Да и без дождя не на земле книгам лучше! А из Москвы такое не повезешь. Хотя некоторые возят…

В Новосибирске два дня лил дождь, пленки сначала не было, а потом не всем хватило. Конечно, выкрутились. Но застилать мокрый стол фирменными пакетами - не самый замечательный вариант.

ДОЖДЬ. Книжный Фестиваль в Новосибирске.
 На фото:  писатель Андрей Фролов на стенде «Аквилегии-М».

* мне нравится, когда издательства сгруппированы: детские/взрослые, художественная литература/нон фикшн...
Хотя издательствам часто даже выгодно стоять не в своём сегменте, покупателей неразбериха раздражает еще чаще.

* если нет денег на навигацию (площадки выступлений, буфет\туалет и т. д), пусть дежурит один волонтёр с ярким знаком отличия. Вот как раз для сотрудников фестиваля фирменная футболка-косынка-шарфик — бесценно! И не обязательно заказывать с логотипом — мы однажды просто купили всей команде яркие зелёные футболки — и на закрытии библиотекари про нас спели песню «...нас у Сороти-речки ждут зелёные человечки...», и это было так приятно — до сих пор вспоминаю эту песенку с улыбкой!

Недостижимый идеал и компромиссы

Идеальный вариант: оплата доставки книг, проезда, проживания, питания.
Но так, конечно, не бывает.
Что важнее? По каждому из пунктов:

Доставка книг
Если доставка неорганизованная и не оплачивается, то очень нужно, чтобы кто-то книги принял у транспортной компании. И очень важно, чтобы были мужчины, способные все коробки с книгами донести до стендов, ибо работают на стендах обычно девочки.

Вариант с общей доставкой в складчину имеет несколько минусов: туда — сильно ограничен вес, обратно — неизбежна переплата (у тебя осталась одна коробка, которую даже почтой доставить дешевле, но на машину-то все скидываются одинаково, выйдешь из предприятия — подставишь товарищей...

- Зебра есть?
- Да!
- А Жираф? Жираф приехал?
...это не зоопарк приехал, это детские издательства разгружают машину своими силами на Платоновском фестивале в Воронеже. Огромная благодарность всем мужчинам — всегда помогают донести книги до стенда!

На Платоновском фестивале в Воронеже.

Проезд
Редко бывает, что организаторы берут оплату проезда на себя. Может, и к лучшему. Так как в случае оптовой закупки билетов сложно выбрать вариант, удобный всем.

Но как же это круто, когда на фестиваль едет целый вагон издателей!!!! Это как-то очень здорово и весело! И пообщаться-познакомиться можно! Такой вагон обычно едет на Платоновский фестиваль. И это добавляет шарма мероприятию, честное слово!

Команда московских издательств 
прибыла в Воронеж на Платоновский фестиваль

Трансфер
Идеально встретить-довезти.
Но если эта опция не умещается в бюджет, пожалуйста, опишите подробно дорогу и варианты транспорта!
Не зная города, так легко испортить себе настроение уже на вокзале. Например, в Ярославле до места фестиваля можно было пешком от вокзала дойти, но никто, включая организаторов, не мог нам объяснить, как к нужному скверу доехать, а таксисты хотели за это сакральное знание 450 рублей.
В том, чтобы участники добрались до места проведения фестиваля быстро, без опозданий и без лишних нервов заинтересованы и организаторы, правда?

Проживание
Здорово, конечно, когда отель оплачивают организаторы. Но часто при этом ограничивается количество участников (по одному от издательства), а не все готовы жить в номере с незнакомыми людьми. Хотя для экстравертов это, конечно, возможность завести новых друзей среди коллег (особенно, если в номере оказывается одна двуспальная кровать на двоих))).

Если оплата проживания не предусмотрена бюджетом, можно договориться с отелями о скидке для участников фестиваля (кстати, и с таксистами тоже можно договориться об этом и все контакты заранее участникам сообщить).

Питание
Только не смейтесь, но это очень важный пункт. Потому что 3-4 дня работать с утра до вечера на булочке с бананом — не слишком большая радость.
Поэтому горячие обеды — это бесценно! Особенно, если фестиваль проводится осенью на улице.
Но обед должен быть организован так, чтобы поесть можно было очень быстро, и на это время нужен волонтёр — присматривать за стендом. Иначе и самое вкусное угощение не в радость.

Если денег нет, то информация о кафе/столовых в окрестностях выставки. Причем не тех, кто заплатил за рекламу, а тех, где действительно вкусно, дешево и быстро кормят.

В холод — чай (с теплом вспоминаю Новосибирск!), в жару — вода (в Астрахани наши любимые организаторы даже сердились, когда мы её в буфете покупали по спекулятивных ценам — организаторы разносили бутылки с водой по стендам несколько раз в день!!!!!! Но там вообще были не организаторы, а феи!!!!)

Вот например, символ заботы организаторов об участниках для меня - это рыбный пирог, которым нас накормили во время Астраханского книжного фестиваля. Никто не ожидал такой жары в мае, поэтому время работы выставки поставили стандартное: с 10 до 19. Но жара случилась. И оказалось, что с 12 до 16 город просто вымирает. У всех сиеста. Зато после 17.00 народ начинает интересоваться книгами. И в первый же день мы поняли, что именно к закрытию у нас только пошла торговля. К счастью, организаторы быстро сориентировались и продлили время работы до 21.00. А чтобы издатели не умерли с голоду, закупили вкуснющие рыбные пироги. И не просто где-то их положили, устроив аттракцион “кто успел, тот и съел”, а на каждый стенд принесли по тарелке - с салфетками, вилками и ножами! А на следующий день нас угощали икряниками (они же икорники), варениками с рыбой и селедкой собственного посола. И это не о еде — вы же понимаете. Это о заботе!

А теперь о главном

Выступления писателей
Книжный фестиваль без писателей — деньги на ветер.

* вот им проезд, проживание — обязательно! Гонорар — очень желательно. Нет денег — пишите в издательства: подскажем, какие писатели живут в вашем городе или у кого там есть возможность остановиться у родственников-друзей. У сотрудников издательств вся эта информация есть. Мы заинтересованы в рекламе своих книг. Так что не стесняйтесь обращаться за информацией!

* детей на встречу с автором лучше приглашать целенаправленно — классами. НО! Это мое личное мнение, как организатора встреч. Некоторые писатели с этим не согласны и предпочитают выступать перед теми, кто пришел на выступление по доброй воле. Так что этот момент лучше заранее уточнять у всех приглашенных авторов.

Но повторю: по мне, так пусть это лучше будет класс, чем 2 случайных ребёнка.
Многих педагогов даже мотивировать не надо привести детей на такую встречу — достаточно проинформировать.
А для этого нужно сделать рассылку по школам, можно даже через департамент образования.

Если педагогам все же нужна мотивация, у нас отлично работали дипломы за помощь в организации фестиваля. Мы их выдавали учителям, которые привели 5 и больше детей, а также администрации школы, которая разрешила/организовала такой «выход» (в Москве с этим сложно, возможно, в других регионах «выходы» не надо оформлять/разрешать, да и дипломы не учитываются для аттестации — все это нужно уточнять на месте).

* Очень важно обозначать возраст участников на афише и предлагать родителям, пришедшим с дошколятами на мероприятие для подростков, альтернативные варианты, которых обычно бывает много.

Для малышей вообще хорошо сделать отдельную зону с карандашами и бумагой — им кроме порисовать часто ничего и не надо. А если в этой зоне сможет дежурить пара волонтеров, то родители смогут «бросить» ребенка и сходить писателя послушать или книги спокойно выбрать. Не всем понравится такой вариант, но мы такую услугу на ММКВЯ предлагали — я просто записывала телефоны родителей на случай экстренной связи (но, правда, родителей, готовых оставить своего маленького ребенка, было не так много).

Другие мероприятия на фестивале
Пожалуйста, никаких концертов и аниматоров в зоне продажи!!!!!
Продажа книг — это бесконечные разговоры с покупателями!!!!!!!! Без разговоров — никак! А перекрикивать Буратино, орущего в микрофон, или группу «Зареченские самоцветы», врубившую фонограмму на полную мощность, — то ещё удовольствие! К вечеру первого же дня все представители издательств будут без голоса. И спасибо вам не скажут.

* Исключение — выступление детских театральных коллективов. Они и не такие шумные, и родители, которые приходят наряжать/фотографировать детей — наша ЦА.

Мастер-классы
Вот уж куда зазывать народ не надо — всегда придут!
Но: идеально сделать афишу с фотографиями поделок и обложек книг, чтобы все не мучались вопросом: А что мы будем делать?

Подробная иллюстрированная афиша МК
на Платоновском фестивале

И идеально дать ведущему микрофон, если площадка большая и детей много. Для этого на площадке должен быть модератор, который все включит, достанет, поможет настроить…

Снова Платоновский фестиваль 
(просто это один из самых классно организованных фестивалей 
по моим впечатлениям).

Вот на такой площадке микрофон очень нужен! Тут он был и был постоянный модератор, который отвечал за технику. И несколько волонтеров тоже было: они помогали расставить столы и стулья.

Пластиковая детская мебель, как на Красной площади и в Новосибирске — зло! Поставьте нормальные столы и стулья — дети этого достойны!

Пример неудачной и неудобной мебели.

Вот такая мебель крайне неудобна. Дети еще и падают с этих хлипких стульчиков!

Дополнительные опции

*экскурсии по городу
Это бесценно! Ну правда, люди приезжают работать в новый город — его так хочется посмотреть!!!!
Если у вас нет своего экскурсовода и нет денег на организацию экскурсии — дайте информацию, что можно быстро посмотреть в окрестностях до/после работы.
Любовь к вам и работоспособность возрастут в разы!

*организация общения среди участников
Не знаю, нужно ли это. Сама стараюсь ни в банкетах, ни в общих походах в боулинг не участвовать, а тратить время на прогулки по городу. Но был опыт участия в некнижной ярмарке в Казани, организаторы которой проводили даже тренинги по продажам для участников и лотереи, для которых каждый участник давал что-то свое (т.е. затраты организаторов были минимальны, но при этом каждый представлял свою продукцию коллегам).

Еще из интересных затей на Казанских ярмарках (погуглите, если интересно, выставки-ярмарки АвегА — у них в ВК много интересной информации по организации выставок):
*смешная утренняя зарядка для участников, способствующая увеличению продаж (транслировалась по громкой связи за 10 минут до начала работы, выполнять забавные «упражнения» надо было прямо на рабочем месте);
*конфетки, заряжающие на прибыль (в фирменном фантике — организаторы разносили их по стендам несколько раз в день);
*по вечерам каждый день после закрытия перекличка, кто уже отбил затраты — и для чемпионов скидки на следующие ярмарки.

Вся эта шаманско-бытовая магия реально помогала как-то настроиться на работу.

Резюме
* все всегда ценят внимание и заботу
* нет денег - дайте информацию
* самое главное - количество посетителей, поэтому основные вложения - в рекламу

[июль, 2020]